Immer mehr Menschen arbeiten in der aktuellen Lage zum Virus Covid-19 da, wo die Ansteckungsgefahr am geringsten ist: von zuhause. Die Auswirkungen auf den Arbeitsalltag und Bestimmungen zum sozialen Umgang haben gerade kleinere und mittlere Unternehmen schneller eingeholt, als es die technischen Möglichkeiten für Mitarbeiter zum Arbeiten außerhalb des Büros bislang zulassen. Lösungen müssen her. Und so kann der Digitalisierungsgrad von Arbeitsprozessen und Kommunikationsstrukturen zu einem wesentlichen betriebswirtschaftlichen Aspekt werden. Arbeitsfähig: Ja? Nein? Eingeschränkt?

Wir haben hilfreiche Anwendungsempfehlungen, Informationen und Leitfäden zusammengestellt:

Virtuelles Arbeiten im Homeoffice, aber sicher

Der Branchenverband Bitkom hat sieben grundsätzliche Empfehlungen veröffentlicht, worauf in punkto IT-Sicherheit beim Arbeiten von Zuhause zu achten ist.

1. Aktuelle Softwareversionen sowie Anti-Virensoftware verwenden und regelmäßig Updates installieren – so wird bestmöglich sichergestellt, dass Schadsoftware, die über Webseiten oder auch E-Mails eingeschleust werden soll, rechtzeitig erkannt wird.

2. VPN-Zugang nutzen, falls keine Cloud-basierten Dienste eingesetzt werden. Eine sogenannte VPN-Verbindung muss der Arbeitgeber einrichten, dann wird aller Datenverkehr darüber verschlüsselt, so dass kein Dritter Einblick nehmen kann.

3. Komplexe Passwörter benutzen – für das Entsperren des Rechners selbst, aber auch für Online-Dienste, die man damit nutzt.

4. Wo immer möglich Zwei-Faktor-Authentifizierung einsetzen – dabei muss neben dem Passwort zum Beispiel noch ein Code eingegeben werden, der nur auf dem eigenen Smartphone von einer App generiert oder per SMS zugeschickt wird. Viele Online-Dienste bieten diese Möglichkeit inzwischen an, müssen aber in den Einstellungen separat ausgewählt und aktiviert werden.

5. Festplatten verschlüsseln, insbesondere in Notebooks – wenn das Gerät abhandenkommt oder gestohlen wird, können Dritte nicht auf gespeicherten Daten zugreifen.

6. Rechner sperren, wenn man nicht am Schreibtisch sitzt – damit Familienmitglieder oder Mitbewohner nicht ungewollt Zugang bekommen. Telefonate sollte man so führen, dass niemand mithören kann und der Bildschirm sollte möglichst so stehen, dass niemand direkt draufschauen und/oder mitlesen kann.

7. Vorsicht bei dubiosen oder auffälligen E-Mails von unbekannten Absendern mit Corona-Bezug – es gibt aktuell Fälle von Phishing-Attacken mit solchen E-Mails. Darüber kann Schadsoftware eingeschleust werden, die sich dann im Firmennetz verbreitet.

Ergänzend dazu weist das Online-Fachmagazin t3n in seinem aktuellen Leitfaden explizit auf die Rahmenbedingungen hin:

Die deutsche Rechtsprechung kennt das Homeoffice unter dem Begriff des Telearbeitsplatzes. Nach § 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) sind Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bild-schirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten und unterliegen somit auch konkreten Regeln. Dazu gehört auch, dass der Arbeitgeber die Arbeitnehmer mit allen Mitteln ausstatten muss, die zur Durch-führung der Arbeit benötigt werden. Zu den gängigen Kommunikationsmitteln im Homeoffice zählen beispielsweise PC, Notebook oder Smartphone.

Kommunikations-Infrastruktur für das Homeoffice bereitstellen

Der Austausch von Mitarbeiter zu Mitarbeiter bzw. Geschäftspartnern, virtuelle Meetings mit mehreren Personen oder Wissensvermittlung über Webinare sind die häufigsten Einsatzszenarios von digitalen Lösungen. Sie gehen über das autarke Arbeiten einer einzelnen Person hinaus, benötigen leichten Zugang zu einem zentralen Tool bzw. einem Cloud-basieren System sowie ggf. Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten.
Google bietet zur Vereinfachung von Arbeitsabläufen bis zum 01. Juli 2020 einen freien Zugang zu dem Videokonferenz-Tool Hangouts u.a. für Arbeitnehmer. Microsoft ermöglicht ebenso für seine Premium Version von Teams ab sofort für sechs Monate lang einen kostenlosen Zugang. Hier ist sogar das Aufnehmen von virtuellen Meetings möglich und ein Terabyte Speicherplatz steht zudem zur Verfügung.

Dem aktuellen t3n-Guide sind außerdem drei Entscheidungsgrundsätze zu entnehmen, wie die Tools eingesetzt werden können:

1. Etwas ist dringend und komplex? Dann ist direkte, synchrone Kommunikation notwendig – ob per Telefonat oder Videocall. Wichtig ist dabei, die resultierenden Arbeitsergebnisse und Absprachen in einem Protokoll festzuhalten und zum Beispiel im Projektmanagement-Tool zu hinterlegen, damit alle auf dem Laufenden sind.

2. Etwas ist dringend, aber nicht komplex? Dann tut es gegebenenfalls auch ein kurzer Austausch per Chat. Falls daraus Konsequenzen entstehen, die für andere Mitarbeiter wichtig sind, ist auch hier ein Protokoll beziehungsweise ein Vermerk in den Projektvorgängen/Tasks erforderlich. Wenn es wirklich schnell gehen muss, ist auch der Griff zum Telefon okay.

3. Etwas ist nicht so dringend, aber komplex? Dann kann die Kommunikation in einem asynchronen Kommunikationsmedium erfolgen – zum Beispiel dem Kommentarbereich eines Projektmanagement-Tools oder einem Google-Doc.

Das Internet als zentrales Informationsmedium

Das Internet ist während des Aufenthalts in den eigenen vier Wänden die Hauptquelle für Informationen über alltägliche Nachrichten zur Lage, aber eben auch über lokale Gemeinschaften. Letzteres bedingt die Genauigkeit lokaler Daten zur Erreichbarkeit z.B. von Geschäfts- und Öffnungszeiten. Das kann sich sowohl auf lokale Einrichtungen zur Versorgung, wie etwa Lebensmittelgeschäfte beziehen, als auch das öffentliche Bekunden des zeitlichen Umfangs der weiteren Geschäftstätigkeit von Unternehmen. Dazu setzt die Suchmaschine Google auf die Aktualität der My Business Einträge. Zuletzt ist das Informieren der eigenen Mitarbeiter über interne, arbeitsplatzübergreifende Kommunikationswege sinnvoll, um Unsicherheiten auch durch kursierende Fake-News gering zu halten.

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